(021) 28541720
Unsplash

Meeting adalah aktivitas yang sering sekali dilakukan di kantor, apa tips booking meeting room? Sebuah meeting bisa dilakukan baik dengan rekan kerja sesama di kantor atau bisa juga dilakukan dengan klien. Untuk anda yang akan melakukan meeting dengan klien, maka salah satu hal yang penting dilakukan adalah memilih tempat untuk meeting yang dapat memberikan image atau kesan positif mendalam bagi klien. Oleh karena itu jangan sampai anda salah memilih meeting room untuk acara anda. Berikut ini adalah beberapa tips yang bisa anda ikuti untuk mendapatkan meeting room yang terbaik. Apa saja? Berikut ini ulasannya.

1. Pilih lokasi yang tepat

Tips pertama booking meeting room adalah lokasinya. Lokasi dari sebuah meeting room wajib ada di tengah-tengah tempat dari klien anda. Jangan memilih meeting room yang berlokasi di pinggiran kota yang sulit di jangkau atau ditemukan oleh klien anda. Hal ini akan membuat anda mendapatkan kesan yang buruk di mata klien anda.

Ingat bahwa klien meeting anda berasal dari banyak daerah. Mereka biasanya menggunakan angkut umum untuk bisa sampai ke tempat meeting. Akan sangat lucu jika klien anda salah tujuan atau tidak bisa menemukan lokasi meeting anda bukan? Oleh karena itu posisi meeting room harus lebih mudah ditemukan.

baca juga : pemilihan meeting room dapat mempengaruhi produktifitas

2. Sesuaikan ukuran ruang meeting dengan jumlah audience yang anda undang

Sebuah meeting adalah hal yang sudah direncanakan mulai dari materi hingga jumlah orang yang diundang. Hal inilah yang membuat anda wajib untuk menggunakan ruang yang sesuai dengan kebutuhan. Jangan sampai anda mengundang orang sejumlah 200 tapi hanya menggunakan meeting room yang memiliki kapasitas 150 orang. Hal ini tentu akan membuat nama anda tercoreng di wajah audience yang anda undang.

3. Perhatikan fasilitas dari meeting room yang anda sewa atau pakai

Fasilitas juga merupakan salah satu hal yang sangat penting untuk di perhatikan ketika akan menyewa meeting room. Meeting room dengan fasilitas yang lengkap akan memberikan kesan yang lebih baik. Akan tetapi pastikan fasilitas yang dimiliki oleh meeting room sesuai dengan yang anda butuhkan.

Contohnya ketika anda membuka sebuah meeting dengan format diskusi yang serius, maka menggunakan kursi yang empuk dan nyaman untuk audiens anda adalah pilihan yang tepat. Tapi jika acara meeting merupakan acara singkat atau acara yang kurang memiliki makna, maka menggunakan kursi yang mahal tentu akan membuat pengeluaran anda membengkak dengan tujuan yang tidak jelas.

baca juga : siapa saja yang diuntungkan dengan keberadaan virtual office

4. Tamu anda

Selain itu, perhatikan juga mengenai tamu yang anda undang ketika akan menentukan fasilitas yang akan anda sewa dari meeting room yang anda inginkan. Jika rapat anda adalah rapat yang berlangsung full selama sehari penuh dan tamu anda berasal dari luar kota, maka akan lebih bijak bagi anda untuk mencari meeting room yang sekaligus menawarkan tempat ruang untuk menginap para tamu.