(021) 28541720

Mengenal Arti dan Manfaat Virtual Office

17 October 2020

Bekerja secara Remote

Virtual Office sudah lama hadir di ekosistem pekerjaan Indonesia. Kehadirannya sebagai jawaban atas keinginan banyak orang untuk membangun usaha. Tren model kantor virtual ini naik cukup signifikan karena mampu mengakomodasi kebutuhan para pengusaha atas gedung perkantoran. Ini tentu menjadi pertanda yang baik bagi iklim bisnis Indonesia.

Menurut Kemenperin, pada tahun 2018 rasio wirausaha dalam negeri hanya sekitar 3,1% saja. Walau sudah melampaui standar internasional yakni 2%, namun rasio ini masih kalah jauh dari Singapura (7%) dan Malaysia (8%). Kemenperin sendiri menyatakan butuh tambahan 4 juta wirausahawan baru lagi agar memperkuat struktur ekonomi Indonesia.

Kehadiran Virtual Office tentu mampu menjadi wadah untuk mengakomodasi para wirausahawan baru tersebut. Hal ini menjadi jawaban atas tantangan berbisnis di Indonesia, salah satunya gedung kantor yang mendukung operasional dan bisnis perusahaan. Anda harus mengeluarkan uang yang sangat banyak untuk menyewa satu lantai pada gedung perkantoran. Menurut Lembaga Konsultan Properti Savills Indonesia yang dilansir dari detik.com, harga sewa ruang kantor CBD (Central Business District ) Jakarta pada 2019 pada kisaran Rp200.000 hingga Rp370.000 untuk setiap meter perseginya.

Dari data tersebut bisa diasumsikan bahwa untuk setiap 100 meter perseginya Anda membutuhkan setidaknya Rp20.000.000 setiap bulannya. Jadi total per tahunnya biaya yang Anda butuhkan untuk sewa gedung perkantoran tersebut mencapai Rp240.000.000. Ini tentu biaya yang sangat besar dan belum diakumulasikan dengan biaya lain seperti gaji karyawan, operasional, alat perkantoran, dan banyak lagi lainnya. Data tersebut tentu masih berfokus pada sewa gedung perkantoran, jika ingin membeli tentu angkanya akan jauh lebih mahal. 

Tingginya biaya untuk menyewa sebuah gedung perkantoran mendorong banyak orang untuk beralih menggunakan Virtual Office. Hal ini tentu membuat biaya untuk menjalankan sebuah bisnis menjadi turun daripada menggunakan gedung perkantoran. 

Kantor VirtualKantor Tradisional
Biaya Sewa (CBD)IDR 4.5jt240jt – 444jt
Renovasi (Interior Design, Meeting Room, Mic, dst)Included50-100jt
Service ChargeIncluded160jt
Staff Receptionist + CleaningIncluded65-100jt
Utilitas (Listrik, Air, Telepon, WiFi)Included13.2jt
Total BiayaIDR 4.5 jtIDR 528 jt ~ 817 jt


Pengertian Virtual Office

Semakin banyak minat seseorang untuk membangun bisnis, membuat mereka mencari layanan gedung perkantoran lain yang jauh lebih murah. Salah satunya adalah penggunaan kantor virtual. Sebenarnya apa itu kantor virtual? Dilansir dari Startups.co.uk, Virtual Office adalah layanan sewa perkantoran virtual atau non fisik yang jauh lebih murah, fleksibel, dan memiliki alamat domisili legal untuk pendaftaran PT/CV Perusahaan seperti kantor pada umumnya. Jadi walau sifatnya virtual, namun dilihat dari berbagai aspek layanan kantor ini memiliki fungsi yang tidak jauh beda dengan kantor pada umumnya.

Apa saja aspek tersebut? Fungsi kantor pada umumnya adalah menjadi lokasi operasional sebuah bisnis. Oleh karena itu dibutuhkan legalitas agar bisnis tersebut diakui dan dianggap kredibel. Salah satu contoh sebuah kantor dianggap legal adalah keberadaan domisili. Jelas bahwa kantor secara umum memiliki domisili. Tetapi, Virtual Office juga memiliki domisili yang diakui oleh pemerintah.

Selain itu kantor virtual ini memiliki hampir seluruh layanan yang dimiliki oleh kantor pada umumnya. Selain domisili, layanan kantor ini juga memiliki nomor telepon untuk kebutuhan bisnis, e-mail, fasilitas untuk meeting, hingga pengurusan perizinan. Keseluruhan fasilitas tersebut kurang lebih sama dengan kantor pada umumnya. Siapapun yang memulai bisnis dan membutuhkan fungsi-fungsi sebuah kantor tanpa harus membeli atau menyewa tentu bisa menggunakan layanan kantor virtual ini.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tidak ada perbedaan secara fungsi antara Virtual Office dan kantor biasa. Keduanya mampu mengakomodasi segala kebutuhan untuk menjalankan operasional sebuah bisnis. Namun tentu saja menggunakan kantor virtual dalam berbisnis jauh lebih murah. Sisa anggaran yang dimiliki tentu bisa digunakan pada kebutuhan esensial lain pada bisnis Anda. Misalnya anggaran digunakan untuk pemasaran produk, membangun brand, pengembangan produk, hingga gaji karyawan.


Karakteristik Virtual Office

Walau secara umum serupa dengan kantor konvensional, ada beberapa karakteristik yang dimiliki oleh Virtual Office. Hal ini tidak lepas dari sifatnya yang virtual dan tidak memiliki gedung fisik. Dilansir dari Kendlebell Kimmage ada 4 Karakteristik dari kantor virtual secara umum, berikut di antaranya:

1. Layanan menjawab telepon

Kantor virtual bisa mempertahankan fungsinya sebagai kantor biasa dengan baik. Salah satunya adalah layanan menjawab telepon seperti resepsionis pada umumnya yang dilakukan secara profesional. Telepon yang masuk akan dialihkan pada perusahaan yang dicari. Oleh karena itu perusahaan Anda akan memiliki nomor sendiri untuk urusan administrasi, korespondensi, dan kebutuhan dengan klien.

2. Nomor telepon sendiri

Untuk berurusan dengan pihak luar yang terkait perusahaan, tentu diperlukan saluran telepon. Virtual Office menyediakan nomor sendiri bagi perusahaan sendiri. Nomor telepon tersebut dapat diprogram untuk dijawab oleh resepsionis atau langsung dialihkan pada telepon Anda. Pilihan tersebut tentu bergantung pada kebutuhan dan preferensi Anda.

3. Fleksibel

Jam kerja di kantor virtual tidak terpaku pada jadwal seperti kantor pada umumnya. Karyawan bisa dengan fleksibel di mana saja dan kapan saja. Hal ini tentu berpengaruh pada kesehatan dan kesejahteraan karyawan. Mereka bisa menghemat uang yang habis untuk transportasi atau untuk makan. Selain itu mereka juga tidak perlu terjebak berlama-lama di kemacetan atau transportasi publik.

4. Alamat sendiri

Kantor virtual menyediakan alamat yang kredibel dan profesional untuk kebutuhan bisnis. Fungsinya bisa digunakan sebagai legalitas dan kredibilitas di mata klien. Memiliki alamat resmi tentu penting bagi operasional perusahaan, bahkan untuk strategi pemasaran alamat resmi sangat dibutuhkan. Beberapa layanan Virtual Office bahkan menyediakan layanan di pusat bisnis dan perkotaan yang membuat kantor menjadi lebih prestise.


Perbedaan Virtual Office dengan kantor biasa

Ada beberapa perbedaan mendasar yang bisa dilihat dari Virtual Office dengan kantor konvensional biasa. Bukan hanya dilihat secara fisik dari gedungnya saja, namun ada berbagai aspek yang bisa dilihat dari keduanya. Berikut ini adalah perbedaan antara kantor virtual dan kantor biasa:

1. Lokasi

Kantor biasa memiliki alamat fisik yang bisa diketahui secara langsung. Ketika mencari alamat sebuah perusahaan, Anda akan menemukan sebuah gedung dengan atribut yang menggambarkan perusahaan. Misalnya ada logo, warna, hingga slogan. Berbeda dengan Virtual Office, hal-hal tersebut tidak dimiliki. Layanan kantor ini hanya menyediakan alamat virtual saja, namun diakui legalitasnya di mata hukum. 

2. Jam kerja

Jam kerja menjadi karakteristik dari kantor virtual. Berbeda dengan kantor konvensional yang memiliki jam kerja kaku dan terikat, kantor virtual memberi kebebasan atau fleksibilitas kepada karyawan. Segala urusan pekerjaan bisa dilakukan secara online kapan saja dan di mana saja. Hal ini menjadi salah satu keuntungan dalam menggunakan Virtual Office.

Fleksibilitas jam kerja membuat karyawan bisa mengakses pekerjaan kapan saja dan di mana saja. Anda hanya perlu membuat bank data yang bisa diakses, sehingga bisa memantau pekerjaan dengan baik. Walau fleksibel, Anda masih bisa menjaga produktivitas dan kinerja karyawan dengan baik.

3. Biaya yang dibutuhkan

Saat menggunakan gedung kantor biasa, tentu banyak biaya yang dibutuhkan. Misalnya biaya perawatan gedung yang harganya bisa cukup mahal. Bahkan jika ingin membangun sebuah gedung baru biaya yang dikeluarkan juga bisa jauh lebih mahal. 

Hal ini berbanding terbalik dengan Virtual Office yang bisa menghemat biaya yang dibutuhkan dalam sebuah gedung. Anda tidak membutuhkan banyak fasilitas saat menggunakan Virtual Office. Namun, beberapa fasilitas bisa digunakan saat Anda membutuhkannya. Seperti ruang meeting dan layanan conference call. Layanan tersebut tentu mendukung efektivitas kerja dan menjaga komunikasi tim dengan baik.


Manfaat Virtual Office

Manfaat dari kantor virtual tidak hanya bisa dirasakan Anda sendiri sebagai pebisnis, bahkan karyawan juga merasakan manfaatnya. Hal ini tentu berpengaruh pada operasional serta kinerja tim Anda. Lalu apa saja manfaat dari Virtual Office, berikut ini adalah ulasannya.

1. Tidak perlu datang ke kantor

Hasil survei membuktikan bahwa setiap orang pada umumnya menghabiskan waktu mereka di luar ruangan untuk bekerja. Namun, saat perusahaan menggunakan kantor virtual maka mereka tidak akan membutuhkan perjalanan ke kantor, bermacet-macetan, dan bertemu polusi udara yang mengganggu. Hal tersebut secara tidak langsung berdampak buruk pada fisik dan kesehatan mental seseorang. Bahkan tidak jarang, banyak karyawan yang merasa stres karena perjalanan ke kantor yang selalu macet dan penuh polusi.

Dengan adanya kantor virtual, mereka bisa fokus bekerja sehingga produktivitas mereka meningkat. Seluruh pekerjaan bisa dilakukan secara online dan tidak perlu bertemu secara langsung. Fungsi pengawasan dari atasan tetap bisa dilakukan dengan melihat hasil kerja dari timnya. Produktivitas, kinerja, dan target yang ingin dicapai tentu tetap terjamin walau tidak bertemu di kantor.

2. Karyawan lebih mudah aktif

Beberapa tahun yang lalu, para peneliti di Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sydney di Australia merilis sebuah penelitian mengenai dunia kerja. Hasil penelitian tersebut menemukan bahwa duduk di meja selama lebih dari 11 jam sehari meningkatkan risiko kematian. Peningkatannya bahkan hingga 40% jika hal tersebut dilakukan selama tiga tahun.

Hal tersebut menjadi salah satu dampak buruk akibat keterbatasan waktu untuk melakukan rutinitas lain. Mereka yang bekerja secara virtual dengan layanan Virtual Office biasanya bisa menyempatkan diri untuk olahraga. Pekerjaan yang dilakukan dari jarak jauh membuat mereka memiliki banyak waktu untuk kegiatan menyehatkan tersebut.

3. Waktu yang fleksibel

Seperti yang sudah dijelaskan di awal, menggunakan kantor virtual maka waktu kerja Anda dan karyawan menjadi lebih fleksibel. Banyak pekerja yang mencari waktu yang fleksibel ketika bekerja. Hal ini dikarenakan waktu yang fleksibel membuat mereka bisa produktif dengan pekerjaan kantor dan pekerjaan rumah seperti berkumpul bersama keluarga, berolahraga, dan masih banyak lagi.

4. Biaya overhead yang sedikit

Tidak ada sewa kantor, tidak ada biaya utilitas, tidak ada perangkat keras, dan tidak ada biaya yang harus dikeluarkan saat ada peralatan kantor atau bangunan yang rusak. Kantor virtual memang memberikan kemudahan bagi para pebisnis untuk memiliki kantor dengan biaya overhead yang sedikit.

Biaya tersebut bisa Anda alokasikan untuk mendukung operasional bisnis yang lain. Dengan begitu Anda tidak perlu lagi memikirkan biaya-biaya lain, sehingga fokus pada biaya esensial yang berpengaruh langsung pada kinerja bisnis.

5. Meningkatkan produktivitas

Tugas Anda hanya memantau kinerja karyawan agar bekerja sesuai dengan prosedur yang berlaku. Mereka hanya ke kantor jika ingin bertemu klien atau ada hal penting lainnya. Kondisi ini membuat produktivitas menjadi meningkat. Baik itu secara individu maupun secara operasional bisnis. Jika karyawan memenuhi atau melampaui tujuan mereka, maka mereka mempertahankan pekerjaannya.

Walau bekerja secara virtual, Anda bisa menetapkan rancangan dan capaian kerja. Tujuannya tentu untuk memudahkan fungsi Anda dalam mengawasi serta mengevaluasi kerja tim. Hal ini tentu bisa berpengaruh juga pada kinerja dan produktivitas mereka. Tanpa bertemu sama sekali bukan menjadi sebuah masalah yang krusial. Kinerja dan produktivitas bisa Anda awasi dengan membuat target-target yang ingin dicapai.

Bibliografi Sumber

Kamu Mungkin Juga Suka…

0 Comments

Submit a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *