fbpx
(021) 28541764

Melihat Legalitas Virtual Office

15 November 2020

Legalitas Virtual Office

Daftar Isi Artikel

Momentum pasca pandemi Covid-19 ini  ditandai dengan situasi “New Normal”. Era baru yang memunculkan ragam perubahan pada tata cara hidup masyarakat. Munculnya gelombang transformasi digital secara besar-besaran dari masyarakat kelas bawah dan menengah, semakin mendorong para pelaku usaha untuk mengikuti tren yang ada. Hal itu juga yang mendasari semakin tertariknya orang-orang pada Virtual Office.

Memang Virtual Office dapat menjadi solusi bagi perusahaan untuk tetap menjalankan usahanya dalam situasi pandemi ini. Aktivitas seperti customer service, administrasi, finance dan collection, tetap bisa berjalan sebagaimana mestinya. Hanya saja model pengerjaannya yang berbeda, sehingga potensi kerugian yang mengancam perusahaan pun bisa dicegah.

Michelle Jamisson, 2010, dalam ‘Virtual Office Essentials” mengungkapkan bahwaVirtual Office merupakan sebuah layanan teknologi yang mengizinkan karyawan dan kontraktor pendukung bekerja secara efisien. Baik secara personal maupun secara kelompok dengan tanpa membutuhkan suatu tempat fisik sebagai ruang kerja.

Sebenarnya, ide untuk menciptakan sebuah sistem perkantoran berbasis jaringan seperti ini sudah ada sejak lama. Tujuan awalnya tentu menghemat dana operasional kantor sekaligus meningkatkan efisiensi kerja karyawan. Birokrasi perusahaan pun menjadi lebih cepat dan mudah, sehingga tujuan dan rencana kerja bisa tercapai tanpa beban biaya operasional yang besar.

 

 

 

 

Dasar Hukum Virtual Office


Virtual Office di Indonesia sudah legal dan diakui sehingga bisa digunakan untuk pendirian PT atau CV. Konsep kantor virtual ini juga banyak ditemui di kota Jakarta. Hampir 80% Virtual Office memilih Jakarta untuk menjalankan jaringannya karena status keibukotaan dan merupakan pusat bisnis Indonesia. Berdasarkan sudut pandang hukum, Virtual Office telah mengantongi banyak sekali rujukan peraturan pemerintah atau peraturan daerah tempat dibentuknya. Berikut ini adalah beberapa produk hukum Indonesia yang relevan dengan legalitas Virtual Office.

 

 

 

1. Undang-Undang

Sistem Virtual Office sendiri menyediakan alamat domisili yang akan digunakan oleh perusahaan sebagai pengguna jasa. Alamat tersebut digunakan sebagai fitur untuk relasi dengan konsumen, bisnis, dan klien. Keberadaan alamat domisili tentu sangat penting bagi sebuah penyedia layanan Virtual Office. Hal ini yang menjadi rujukan apakah hanya penyediaan alamat saja sudah cukup bagi sebuah perusahaan untuk eksis?

Undang-undang merupakan pedoman dalam merumuskan peraturan di sebuah negara. Untuk urusan memiliki usaha atau bisnis tentu diatur juga dalam peraturan. Berdasarkan pasal 5 Undang Undang nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, menjelaskan tentang tempat kedudukan perseroan adalah kantor pusat yang memiliki alamat sesuai dan dapat dihubungi. Ini merupakan dasar hukum pertama yang memperbolehkan Virtual Office didirikan di Indonesia.

 

2. Peraturan Daerah

Peraturan daerah yang dimaksud merujuk kepada kebijakan yang dikeluarkan pemerintah daerah untuk mengatur rumah tangga daerah tersebut. Perda DKI Jakarta No 1 Tahun 2014 tentang rencana detail tata ruang dan peraturan zonasi, mengatur tentang pemanfaatan ruang dalam kota sehingga fungsi ruang di Jakarta tidak berantakan. Perda inilah yang membuat Virtual Office tetap harus memiliki kantor fisik atau alamat perusahaan yang jelas, sehingga bisa diklasterkan dalam sistem zonasi yang dilakukan pemerintah DKI Jakarta.

Peraturan daerah yang diterbitkan pemerintah DKI Jakarta ini membagi wilayah Jakarta ke dalam 5 kota administrasi dan 1 kabupaten administrasi. Kemudian setiap wilayah kota administrasi dan kabupaten dikerucutkan kembali ke dalam beberapa wilayah kecamatan yang tercakup di dalamnya. Wilayah kecamatan tadi kemudian diklasifikasikan ke dalam beberapa zona yang telah ditetapkan. Ada sekitar 32 zona telah diklasifikasikan, sesuai fungsi dan peruntukannya. Setiap zona mewakili masing-masing kebutuhan masyarakat, mulai dari pelayanan publik, tempat hiburan, pemakaman, hingga zona perkantoran. Keseluruhan zona menjadi area wajib yang dikhususkan untuk keperluan tertentu. 

Virtual Office masuk ke dalam kategori ekonomi dan bisnis, sehingga diidentifikasi sebagai sebuah usaha. Berdasarkan sistem zona tadi, setiap usaha harus menempatkan kantor atau gedung bangunan yang dimiliki di dalam lingkup zona yang telah ditetapkan. Contohnya, bila alamat Virtual Office berada di Kecamatan Senen, Jakarta Pusat, maka usaha tersebut harus menempatkan atau memiliki kantor fisik di tempat yang telah disediakan pemerintah untuk melakukan kegiatan perkantoran atau bisnis.

Identitas zona yang disematkan pada wilayah tersebut adalah zona perkantoran, perdagangan dan jasa, sehingga setiap perusahaan wajib menempatkan kantornya pada zona tersebut. Zona itu juga harus memiliki akses pejalan kaki dan terhubung dengan transportasi massal, jalur penghubung antar bangunan, serta memiliki kecukupan sumber energi dan teknologi. 

Secara teknis, setiap wilayah kecamatan memiliki 2 zona perkantoran, perdagangan, dan jasa. Yang pertama adalah zona perkantoran, perdagangan, dan jasa tanpa KDB dan yang kedua adalah zona perkantoran, perdagangan, dan jasa dengan KDB rendah. KDB adalah singkatan dari Koefisien Dasar Bangunan, yang mengatur tinggi rendahnya gedung, rumah, atau bangunan lain yang diperbolehkan untuk didirikan. KDB juga berpengaruh pada besaran pajak yang harus ditanggung oleh pemilik bangunan. 

Oleh karena itu, perusahaan harus mengidentifikasi alamat Virtual Office yang dijadikan partner untuk menjalankan usaha. Ketidaksesuaian antara alamat dan zona yang telah ditetapkan, dapat menyebabkan relokasi gedung fisik ke lokasi yang seharusnya. Tentu saja pelaku usaha tidak menginginkan hal ini, karena seperti mengerjakan hal yang sama secara berulang. Perlu sinkronisasi antara perusahaan dan Virtual Office agar tercipta kesinambungan bisnis jangka panjang. 

 

3. Izin Mendirikan Usaha

Setelah memenuhi prasyarat bangunan fisik, Virtual Office juga memerlukan izin dari pemerintah daerah setempat untuk memulai usahanya. Berdasarkan Surat Edaran Nomor 6/SE/2016 tentang penerbitan SKD (Surat Keterangan Domisili) dan izin lanjutannya, Virtual Office harus memiliki lokasi jelas dan aktivitas nyata yang dilakukan, serta mencantumkan minimal 2 orang penanggung jawab usaha. Lebih lanjut lagi, ijin Virtual Office hanya memiliki jangka waktu 1 tahun sejak tanggal didaftarkan. Artinya pemilik usaha harus memperbarui izin tersebut setelah periode 1 tahun sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 

 

4. Peraturan Lainnya

Secara umum, peraturan lain yang mengikat Virtual Office kurang lebih sama dengan bentuk usaha yang memiliki bangunan fisik. Berikut ini adalah beberapa tersebut:

 

a. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 1994 tentang Pajak Bumi dan Bangunan

Virtual office memanglah sebuah sistem otomasi jaringan perkantoran yang diperuntukkan kepada pemilik usaha tanpa perlu memiliki fisik perkantoran. Namun, Virtual Office harus tetap memiliki alamat jelas dan bangunan fisik. Nah, bangunan fisik inilah yang nantinya akan dikenai pajak bumi dan bangunan. 

Pajak bumi dan bangunan harus dibayar dalam periode 1 tahun. Dasar pengenalan pajak bumi dan bangunan diukur berdasarkan NJOP (Nilai Jual Objek Pajak). NJOP adalah harga rata-rata atau harga pasar pada transaksi jual beli tanah, yang telah ditetapkan oleh Menteri Keuangan berdasarkan pertimbangan dan masukan dari Bupati atau Walikota setempat. NJOP kemudian terbagi ke dalam NJOP bumi dan NJOP bangunan. Kedua NJOP ini kemudian dijumlahkan sehingga diperoleh nilai riil dari objek pajak yang bersangkutan. Nilai riil ini harus dibayarkan oleh pemilik bangunan sebagai bentuk pajak kepada negara.

Oleh karena itu, perusahaan harus mempertimbangkan kredibilitas Virtual Office dalam hal ketaatan pembayaran pajak bumi dan bangunannya. Oleh karena itu tidak perlu khawatir akan permasalahan pajak yang muncul di kemudian hari karena secara aturan Virtual Office termasuk dalam bagian objek pajak.

 

b.  Undang-Undang Nomor 28 Tahun 2002 tentang Bangunan Gedung

Undang-Undang ini mendefinisikan gedung sebagai wujud fisik hasil pekerjaan konstruksi yang menyatu dengan tempat kedudukannya, sebagian atau seluruhnya berada di atas dan/atau di dalam tanah dan/atau air, yang berfungsi sebagai tempat manusia melakukan kegiatannya, baik untuk hunian atau tempat tinggal, kegiatan keagamaan, kegiatan usaha, kegiatan sosial, budaya, maupun kegiatan khusus.

Virtual office yang memiliki entitas gedung sebagai tempat berjalannya kegiatan usaha, masuk ke dalam kategori bisnis. Bisa dipastikan bahwa Virtual Office telah memenuhi syarat untuk diklasifikasikan sebagai entitas bisnis yang memiliki gedung fisik. 

 

c. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2009 tentang Perlindungan dan Pengelolaan Lingkungan Hidup

Undang-Undang ini diinterpretasikan sebagai dasar kewajiban bagi Virtual Office sebagai pemilik bangunan fisik untuk menaati peraturan pemerintah dalam hal lingkungan. Undang-Undang ini juga mengatur tentang bagaimana pemilik usaha melakukan pengelolaan sumberdaya secara aman, menjaga kelestarian lingkungan, serta membuang limbah pada tempatnya. Hal ini bertujuan untuk menjaga keselamatan dan keamanan lingkungan sehingga tercipta keberlanjutan usaha periode jangka panjang. 

 

d. Peraturan Pemerintah Nomor 27 Tahun 2012 tentang Izin Lingkungan

Peraturan pemerintah ini mendefinisikan izin lingkungan sebagai izin yang diberikan kepada setiap orang yang melakukan usaha dan/atau kegiatan yang wajib Amdal atau UKL-UPL dalam rangka perlindungan dan pengelolaan lingkungan hidup sebagai prasyarat memperoleh izin usaha dan/atau kegiatan.

Ijin ini diterbitkan oleh Pemerintah Daerah berdasarkan permintaan pemilik usaha sebelum melakukan kegiatan usaha. Dalam hal ini, Virtual Office harus melengkapi beberapa persyaratan awal seperti pengajuan proposal portofolio usaha, jenis usaha, bentuk dan aktivitas, serta implikasi usaha kepada lingkungan. Sehingga memperoleh legalitas dari pemerintah untuk meneruskan aktivitas usahanya. 

 

e. Peraturan Kepala Badan Pusat Statistik Nomor 19 Tahun 2017 tentang Klasifikasi Baku Lapangan Usaha Indonesia

Sesuai dengan namanya, peraturan ini diinterpretasikan sebagai proses pengklasifikasian yang dilakukan Badan Pusat Statistik kepada setiap entitas usaha, berdasarkan beberapa kriteria tertentu yang telah ditetapkan. Virtual office masuk dalam kategori bisnis online sehingga perlu mendaftarkan diri disertai dengan informasi mengenai jenis usaha dan aktivitas yang dilakukan. 

Proses pengklasifikasian ini ditujukan sebagai alat mempermudah transfer informasi antara pemerintah dan entitas bisnis, atau antara entitas bisnis satu dengan yang lainnya. Namun, perlu diketahui bahwa perusahaan yang menggunakan Virtual Office juga perlu mendaftarkan diri kepada Badan Pusat Statistik terlebih dahulu. Jadi, berkas laporan yang dimuat Virtual Office juga mencantumkan entitas usaha lain dengan klasifikasi perusahaan Partner yang berbeda di dalamnya.

 

 

 

 

PKP Pada Virtual Office

Pada peraturan Kementerian Keuangan dijelaskan mengenai syarat-syarat yang harus dipenuhi agar Virtual Office dapat dijadikan sebagai tempat permohonan PKP. Peraturan ini tepatnya dituangkan di pasal 46 dalam PMK 147/2017 yang menjelaskan bahwa pengusaha bisa memakai jasa Virtual Office untuk tempat pelaporan usaha mereka. 

Beberapa syarat yang harus dipenuhi agar Virtual Office dapat dipakai untuk tempat pengukuhan PKP adalah sebagai berikut ini:

A. Pengusaha yang akan menggunakan jasa Virtual Office mempunyai izin usaha yang dikeluarkan oleh pejabat atau instansi yang berwenang

 

 

B. Kondisi yang harus dipenuhi oleh pengelola kantor virtual antara lain:

1. Sudah merupakan PKP

Dalam hal ini pengertian Pengusaha Kena Pajak (PKP) adalah pengusaha, baik orang pribadi maupun badan, yang melakukan penyerahan Barang Kena Pajak (BKP) dan Jasa Kena Pajak (JKP) yang dikenakan pajak berdasarkan UU PPN tahun 1984.

 

2. Ada ruangan fisik yang tersedia untuk kegiatan usaha yang akan ditetapkan sebagai PKP

Ruangan fisik yang dimaksud merujuk kepada sebuah ruangan khusus dalam bangunan fisik Virtual Office yang dimiliki oleh perusahaan terkait. Penyedia jasa Virtual Office harus mempersiapkan minimal 1 ruang kantor yang nantinya akan ditetapkan sebagai bukti fisik kepemilikan perusahaan untuk keperluan PKP.

 

3. Mampu melaksanakan kegiatan layanan pendukung kantor

Hal ini merujuk kepada kesediaan pemilik usaha untuk melakukan pelayanan pendukung jasa Virtual Office. Contohnya seperti layanan customer service tambahan yang dikelola secara langsung oleh perusahaan yang menggunakan jasa Virtual Office.

 

 

C. Berlaku sama untuk orang pribadi maupun badan tertentu

Mencantumkan identitas usaha melalui kontak pribadi atau nomor kantor yang dimiliki perusahaan pengguna jasa Virtual Office.

 

 

 

 

Syarat PKP Virtual Office

Badan usaha yang akan didaftarkan untuk PKP harus memenuhi beberapa persyaratan berikut ini:

1. Memperoleh formulir registrasi dari kantor pajak

Formulir ini berisikan identitas objek pajak yang akan mendaftarkan diri. Informasi yang termuat di dalamnya harus jelas. Mulai dari keterangan waktu berdiri perusahaan, usaha yang dilakukan, hingga badan hukum yang menaungi perusahaan tersebut.

 

2. Memiliki akta pendirian perusahaan

Akta pendirian perusahaan dikeluarkan bersamaan dengan izin mendirikan bangunan. Prosesnya membutuhkan waktu yang cukup lama, tergantung seberapa valid informasi yang diberikan pemilik bangunan kepada institusi pajak terkait. 

 

3. Menyiapkan NPWP dan identitas diri

Sebagai penanggung jawab usaha, NPWP merupakan hal wajib yang harus dimiliki. Pengurusan NPWP dapat dilakukan di institusi pajak daerah domisili pemilik usaha, serta menyerahkan data diri berupa KTP atau Kartu Keluarga sebagai bukti fisik yang menunjukkan akuntabilitas personal.

 

4. Mempunyai Surat Izin Usaha dari badan yang berwenang

Penerbitan surat izin usaha dilakukan oleh badan yang berwenang untuk melakukan verifikasi terhadap fakta perusahaan secara berkala. Surat ijin ini diperbaharui berdasarkan perubahan yang terjadi dalam perusahaan. Oleh karenanya, memastikan kesesuaian antara surat ijin usaha dengan kegiatan usaha yang dimiliki adalah sebuah keharusan. 

 

5. Sudah memiliki SPT Tahunan dan Laporan keuangan Perusahaan

Lampiran SPT tahunan dan laporan keuangan perusahaan di lampirkan sebagai pendukung pengajuan PKP. Karena institusi pajak terkait akan melakukan audit dan verifikasi serta penilaian terhadap sehat tidaknya kondisi keuangan perusahaan tersebut. 

 

6. Mempersiapkan foto terbaru, surat kontrak sewa, daftar inventaris, dan denah kantor

Dalam kata lain, detail perusahaan menjadi salah satu syarat yang harus dipenuhi untuk memperoleh PKP. Hal ini bertujuan untuk memperkuat bukti kelengkapan identitas perusahaan dan kepemilikan terhadap komponen yang ada di dalamnya. 

 

 

 

 

Proses Pendaftaran Virtual Office untuk PKP

Proses Pendaftaran PKP untuk Virtual Office

 

Untuk mendaftarkan Virtual Office menjadi PKP, pihak yang akan mendaftar harus mengisi formulir registrasi dan mempersiapkan berkas-berkas yang dibutuhkan. Jika sudah lengkap, maka petugas survei akan datang. 

Ketika petugas pemeriksaan ini datang, maka petugas akan memeriksa dalam waktu 2 – 5 hari kerja. Selama pemeriksaan berlangsung, maka bagaimana kinerja anggota Virtual Office tentu sangat menentukan keputusan. Jika proses operasional atau usaha yang dijalankan tidak terlihat baik, tentu petugas survei atau pemeriksa akan mencurigai usaha tersebut. 

Ketika proses survei sudah selesai, maka pihak yang mengajukan PKP tinggal menunggu hasilnya. Dalam waktu 5 hari, pihak pajak akan memberikan nomor PKP jika proses berjalan dengan baik. Namun jika nomor PKP tidak kunjung keluar, maka kemungkinan besar berkas tidak lengkap atau proses survei dinilai buruk.

Berikut ini adalah hal-hal yang perlu dilakukan agar pengajuan PKP disetujui:

 

A. Melakukan briefing dan koordinasi terlebih dahulu

Tahapan survei atau verifikasi yang dilakukan petugas dari institusi pajak akan dimulai apabila tahap pengajuan PKP telah berhasil diterima. Untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan terjadi, perlu dilakukan briefing terlebih dahulu pada jajaran direksi atau pegawai perusahaan terkait. Briefing ini bertujuan untuk mensinkronkan pemahaman terhadap survei yang akan dilakukan oleh petugas pajak. Karena bisa saja petugas pajak meminta waktu untuk melakukan wawancara dengan pegawai perusahaan saat survei berlangsung. Penemuan fakta atau jawaban berbeda dari pegawai dapat menimbulkan interpretasi buruk pada perusahaan. 

 

B. Memperhatikan etika transparansi

Memberikan informasi secara jelas dan benar selama survei memang perlu dilakukan. Namun ada beberapa aspek yang harus dijaga, apalagi bila hal tersebut berhubungan dengan rahasia perusahaan. Silakan berikan informasi yang diperlukan saja, selama itu berkaitan dengan keperluan survei PKP. Transparan bukan berarti terbuka seutuhnya, ada hal-hal lain yang perlu dijaga. Misalnya, dengan tidak memberikan informasi terkait identitas pribadi klien perusahaan kepada petugas pajak. 

 

C. Element of Surprise

Proses survei PKP membutuhkan waktu yang cukup lama dan melibatkan banyak pihak di dalamnya. Sebagai pemilik usaha, sudah selayaknya untuk memberikan pelayanan prima terhadap petugas survei yang datang. Misalnya seperti menyediakan ruangan yang layak digunakan sebagai tempat petugas pajak, menyediakan kebutuhan petugas seperti air minum atau snack. Bila memungkinkan, berikan pula fasilitas kantor yang memadai untuk digunakan. 

 

 

 

Bibliografi Sumber
  • Facriko, Maulana, Dkk. 2017. “Perlindungan Hukum bagi Konsumen dalam Penyediaan Jasa Virtual Office” dalam e-jurnal : Jurnal Hukum Diponegoro Volume 6 (hlm 1-19). Semarang : Fakultas Hukum Universitas Diponegoro.

  • Peraturan Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 1 Tahun 2014 tentang Rencana Detail Tata Ruang dan Peraturan Zonasi. Jakarta. Pemerintah Provinsi DKI Jakarta. 

  • Saliman. 2016. “Virtual Office Realitas dari Office Automation” dalam Jurnal Prodi Pendidikan Administrasi Perkantoran (hlm 4). Yogyakarta. Fakultas Ilmu Sosial dan Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta. 

  • Sukamto, Soleh. 2013. “Definisi Virtual Office” dalam Jurnal Sosial Prodi Pendidikan Administrasi (hlm. 1-9). Jakarta. Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Negeri Jakarta. 

  • Surat Edaran Nomor 6/SE/2016 tentang Penerbitan Surat Keterangan Domisili dan Izin Lanjutannya bagi Pengguna Virtual Office. Jakarta : Badan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.

  • Undang-Undang Republik Indonesia Tahun 2009 tentang Perlindungan dan Pengelolaan Lingkungan Hidup. Jakarta. Presiden Republik Indonesia. 

Kamu Mungkin Juga Suka…

Mengenal Arti dan Manfaat Virtual Office

Mengenal Arti dan Manfaat Virtual Office

Virtual Office adalah layanan sewa perkantoran virtual atau non fisik yang jauh lebih murah, fleksibel, dan memiliki alamat legal seperti kantor pada umumnya. Jadi walau sifatnya virtual, namun dilihat dari berbagai aspek layanan kantor ini memiliki fungsi yang tidak jauh beda dengan kantor pada umumnya.

Virtual Office tersebut dapat digunakkan sebagai legalitas perusahaan untuk pendaftaran PT maupun CV dengan disediakan surat Domisili.

0 Comments

Submit a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *